Saya Syahlan Hadyaksah, membangun sistem untuk koperasi dan usaha kecil-menengah: simpan pinjam, pengadaan barang, sampai pembukuan double-entry dan laporan RAT. Saya pengurus koperasi, jadi saya paham alur kerjanya dari dalam.
Alur permintaan barang dari tim lapangan sampai laporan keuangan. Semua nama dan angka di video ini fiktif.
Tidak muncul? Tonton langsung di YouTube.
Koperasi karyawan di bawah sebuah grup perusahaan, berdiri sejak 2023. Sebelumnya semua dicatat di Excel oleh satu orang bendahara.
Bagian yang paling banyak membantu sehari-hari. Setiap langkah punya pemilik yang jelas, dan setiap langkah menghasilkan dokumennya sendiri.
Lewat halaman tanpa login. Setiap baris wajib diberi keterangan peruntukan. Belum ada nomor resmi, dan koperasi belum bisa melihatnya.
PIC melihat semua permintaan timnya, mengoreksi jumlah, membuang yang tidak perlu, lalu menggabungkannya menjadi satu. Barang yang sama dijumlahkan, nama pengaju asli tetap tercatat.
Isi otomatis dari satu atau beberapa permintaan sekaligus. Sistem memberi tanda kalau permintaan itu sudah pernah dipesan, supaya tidak dobel.
Barang boleh diterima sebelum lunas, sisanya tercatat sebagai hutang supplier. Stok dan harga pokok rata-rata ikut diperbarui.
Harga pokok dikunci saat invoice terbit. Beberapa sesi belanja bisa digabung menjadi satu tagihan, dan status permintaan tertutup otomatis.
Pembayaran sekali atau bertahap. PIC bisa mengecek status permintaan, invoice, dan saldo hutang cabangnya sendiri dengan PIN.
Hasilnya: koperasi hanya menerima permintaan yang sudah disetujui PIC, cabang bisa memantau tagihannya sendiri, dan setiap barang bisa dilacak dari siapa yang meminta sampai kapan dibayar.
Lengkap dengan rincian provisi, biaya admin, dan jadwal angsuran.
Angsuran dan simpanan wajib per anggota, dengan surat pengantar ke bagian keuangan.
Dokumen bernomor yang menyimpan jejak pengaju dan supplier.
Penagihan ke cabang dan bukti pembayaran.
Format laporan koperasi konvensional, berkelompok dengan subtotal.
Pembagian SHU berdasarkan simpanan dan transaksi anggota.
Semua modul berbagi data anggota, kas, dan jurnal yang sama, jadi tidak ada angka yang perlu dicocokkan antar-aplikasi.
Data karyawan, kontrak, absensi, cuti, hari libur, sampai penggajian bulanan.
Daftar aset, penyusutan per bulan, dan pelepasan aset, langsung masuk neraca.
Periode yang sudah ditutup tidak bisa diubah. Keputusan RAT dan hak SHU tiap anggota tercatat.
Setiap uang masuk dan keluar menyebut lewat kas mana. Piutang pinjaman dikelompokkan Lancar sampai Macet, lengkap dengan saran cadangan kerugian.
Tanda tangan pengurus tersimpan di sistem dan ikut tercetak di dokumen. Anggota mendapat notifikasi di HP saat status pinjamannya berubah.
Halaman publik koperasi yang isinya dikelola sendiri oleh pengurus, tanpa developer.
Daftar potongan bulanan tersusun dari data angsuran dan simpanan yang sudah tercatat, tidak lagi disalin manual.
Neraca, hasil usaha, SHU, dan arus kas dibaca langsung dari jurnal. Neraca yang tidak seimbang langsung menunjuk transaksi yang terlewat.
Riwayat sejak 2023, termasuk tiga kali perubahan tarif bunga, dipindahkan dengan pendekatan cutover tanpa merusak angka historis.
Anggota bisa mengecek simpanan dan mengajukan pinjaman lewat portal, cukup dengan NIK dan nomor HP terdaftar.
“Semua transaksi tercatat, semua koreksi lewat persetujuan, semua bisa ditelusuri. Kami jadi lebih tenang menjawab pertanyaan anggota.”
NIK, gaji, dan saldo anggota tidak pernah ikut keluar dari server. Akses dibatasi per peran, login dibatasi jumlah percobaannya, dan semua koneksi lewat HTTPS.
Database dan foto nota dicadangkan setiap malam ke Google Drive milik koperasi sendiri.
Perhitungan bunga, angsuran, stok, SHU, dan neraca diuji ulang setiap kali kode diubah. Perubahan yang membuat angka salah tidak bisa naik ke produksi.
Berjalan lancar di server kecil 1 GB RAM. Tidak perlu lisensi bulanan per pengguna, dan sistem terus dirawat dengan ratusan pembaruan sejak awal dipakai.
Ceritakan alur kerjanya. Saya bantu memetakan mana yang perlu dibuat sistem dan mana yang cukup dirapikan.